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5 formas en las que la administración de tesorería puede ayudarlo a preservar la salud de su negocio

Por Cody McAlester | 2 de junio de 2020

Estetoscopio sobre una calculadora

Los estados están flexibilizando las órdenes de confinamiento y los fondos de estímulo federal están circulando por la economía, pero muchos negocios de EE. UU. todavía están atravesando dificultades. El impacto duradero del cierre económico necesario para combatir la pandemia del coronavirus permanecerá por algún tiempo.

Tammy Foy, del equipo de  administración de tesorería de BOK Financial sugiere cinco opciones saludables para los negocios de todos los tamaños, incluso después de que pase la crisis.

1. La buena circulación es la clave para gozar de buena salud.

En el entorno actual, las compañías deberían buscar optimizar el capital de trabajo para administrar de manera eficiente y efectiva las cuentas por cobrar y por pagar.

Reducir el ciclo de conversión de efectivo al optimizar las ventas del día y los saldos por pagar debería ser la prioridad de todo departamento de tesorería para garantizar un flujo de efectivo adecuado para el negocio.

Para acelerar las cuentas por cobrar, Foy sugiere soluciones que ayudarán a acelerar los cobros, como la captación remota de depósitos, buzones electrónicos para depósitos, ACH y servicios mercantiles. En el caso de las cuentas por pagar, los negocios deberían tener en cuenta las tarjetas corporativas virtuales, que pueden dar lugar a descuentos por pago anticipado con los proveedores y extender a la vez el plazo para el pago al proveedor de la tarjeta.

Las opciones de cobro alternativas para clientes, como los descuentos por liquidación anticipada y factorización, son otras maneras de ayudar a acelerar el ciclo de efectivo.

Para los negocios que tienen escasez de efectivo en la actualidad, la opción más efectiva sería optimizar el procesamiento a través de la automatización. Ir directamente al procesamiento con facturas, cobros, aplicaciones y reconciliaciones electrónicas reducirá el tiempo de espera de las cuentas por cobrar en efectivo. Pero también tiene el beneficio adicional de reducir el error humano y liberar recursos de empleados en el departamento de tesorería.

Además, los buzones electrónicos interactivos para depósitos permiten realizar depósitos inmediatos para cobrar cheques recibidos fuera de los buzones electrónicos con la capacidad de realizar correcciones en tiempo real de cualquier partida que tenga errores.

Una jugada fácil: reducir y consolidar sus cuentas bancarias —y con menos bancos— para reducir los costos y ofrecer mejor visibilidad y ayudar a que el flujo de efectivo sea más fácil de administrar.

2. Sin papel no debería ser únicamente la descripción del pasillo de artículos de tocador.

La ecología no debería ser el único motivo para no usar papel. Hacer la transición de operaciones en papel a electrónicas es esencial para poder sostener las operaciones remotas, generar eficacia en el flujo de trabajo y reducir el riesgo de fraude.

Los avances en la tecnología han revolucionado las herramientas de las cuentas por cobrar, como la captación remota de depósitos, el escaneo remoto del buzón electrónico y la facturación comercial electrónica. Y las herramientas de las cuentas por pagar no se quedan atrás. Las tarjetas corporativas virtuales, el pago de facturas en línea y los pagos de cuentas tercerizados son todas herramientas que están disponibles a través de la mayoría de las instituciones financieras de la actualidad.

"Las opciones más avanzadas como las firmas digitales y la transmisión y el almacenamiento digitales de documentos le han dado a los negocios que cuentan con estas tecnología la resiliencia para resistir tres, seis o nueve meses de operaciones a través del teletrabajo", dice Foy.

3. Manténgase hidratado.

Prestar atención al nivel de líquidos es un buen consejo físico, pero también es un buen consejo fiscal. Administrar la liquidez de capital es esencial durante una recesión económica. Los negocios modernos han adoptado servicios de tesorería como la situación de efectivo diario en tiempo real y el pronóstico de flujo de efectivo. Esto proporciona mayor visibilidad y permite a los equipos de tesorería optimizar los balances de sus compañías durante los momentos de presión económica.

Si bien la liquidez es importante para los gastos inmediatos, los negocios deberían conocer los riesgos adicionales en el entorno económico actual.

"Con tasas de interés en los mismos niveles que en la gran crisis económica, los negocios deberían revisar y maximizar las opciones de tasas de interés y el índice de rentabilidad del crédito siempre que sea posible", dice Foy. "Si el negocio es internacional, también es imperativo cubrirse contra los riesgos de una moneda extranjera durante un ciclo económico volátil".

4. Minimice la exposición.

El fraude de cuentas y los ataques de phishing no son nuevos, pero los delincuentes cibernéticos están intentando aprovecharse de los temores públicos relacionados con el COVID-19.

Los estafadores se hacen pasar por organizaciones de salud, como la Organización Mundial de la Salud y los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades, para engañar a las víctimas para ingresen a enlaces o abran archivos adjuntos y proporcionen información sensible. Muchas de estas estafas usan expresiones atemorizantes como "brote en su zona", "lista actualizada de casos nuevos" o "medidas de seguridad" para hacer que las víctimas reaccionen rápidamente.

Otras estafas incluyen instrucciones para incitar a compras fraudulentas en línea, como vacunas o suministros, oportunidades de inversión y donaciones a obras de caridad. Este es un excelente momento para revisar e identificar problemas en los protocolos de administración de riesgo de su organización y para agregar herramientas de protección contra el fraude como la autorización de verificación de cheques mediante pago positivo.

Y para minimizar más los riesgos de fraude para su negocio, explore los beneficios del seguro contra ataques cibernéticos con su institución financiera.

5. Consulte con un experto.

Al igual que en el área médica, también es mejor consultar con los expertos cuando las cosas no están "saludables" en materia financiera. Cuando se enturbian las aguas, la mayoría de las organizaciones buscan asesoramiento en sus departamentos de tesorería.

Como los tesoreros interactúan con todas las áreas de la compañía, por lo general tienen el panorama más completo de su compañía. Pero, ¿a quién puede acudir el equipo de tesorería para recibir asesoramiento? La respuesta: a su institución financiera.

"BOK Financial se especializa en brindar consejos y apoyo para ayudar a los tesoreros a dirigir de manera estratégica sus organizaciones durante una recesión económica", dice Foy. "Contar con un socio bancario con experiencia que brinde apoyo constante permite atravesar de manera un poco más cómoda tiempos como estos".