Cómo crear un plan de negocios

Cómo crear un plan de negocios

Un plan de negocios es un resumen escrito y una guía para iniciar y administrar un negocio. Un plan bien ideado crea un plan de acción para el éxito y los emprendedores pueden usarlo como base para obtener financiación, crear planes estratégicos y seguir planes de comercialización. Para mucha gente, un plan de negocios es el primer paso en el proceso de decidir si empezar un negocio o no. Determinar si el plan "falla en teoría" primero puede ayudar a los posibles propietarios de una empresa a evitar inversiones costosas en la vida real.

Una buena idea es tener en cuenta que un buen plan de negocios:

  • Requiere un análisis objetivo y pensamiento crítico, porque lo que parecía una buena idea puede, después de un poco de reflexión, terminar siendo un negocio inviable por exceso de competencia, falta de fondos suficientes, etc.
  • Funciona como una guía para las operaciones de la empresa durante los primeros meses e incluso años, creando un esquema de administración.
  • Comunica el propósito y visión, responsabilidades de la administración, requisitos de personal, planes de comercialización y entorno competitivo de la compañía.
  • Sienta las bases para una propuesta de financiación para inversores, prestamistas, etc. 
     

Si bien cada plan de negocios es único, todos los planes de negocios comparten algunos elementos comunes. Los siguientes son algunos de los componentes clave de un plan de negocios bien hecho.

Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo (a veces llamado Visión) es una breve descripción del propósito y objetivos de la compañía. Aunque puede ser difícil de redactar en una o dos páginas, un buen resumen incluye:

  • Una breve descripción de los productos y servicios
  • Declaración de la misión y objetivos comerciales
  • El sector del mercado donde operará la empresa
  • Justificación de viabilidad (con un breve análisis de la competencia)
  • Potencial de crecimiento
  • Requisitos de financiación

Para muchos, el resumen ejecutivo es la sección decisiva de un plan de negocios. Las compañías resuelven problemas de los clientes; si el resumen no puede describir claramente cómo la empresa resolverá un problema en particular -y ganar dinero en el proceso- en una o dos páginas, entonces es posible que la oportunidad no exista o que el plan para aprovechar la oportunidad no se haya desarrollado bien.

Productos y/o servicios

Esta sección describe claramente los productos y servicios que ofrecerá la empresa. Aquí no hacen falta descripciones técnicas o muy detalladas (hasta sería desaconsejable): use términos simples y evite expresiones de moda en la industria. Es fundamental describir cómo los productos y servicios de la compañía se diferenciarán de los de la competencia. También es de suma importancia describir por qué sus productos y servicios son necesarios si no hay un mercado existente. Por ejemplo, cuando se formó Federal Express las entregas de un día para otro eran un nicho del mercado ocupado por empresas pequeñas. Federal Express tuvo que definir la oportunidad para un nuevo servicio a gran escala y justificar por qué los clientes lo necesitaban y lo usarían.

En esta sección también hay que incluir las patentes, derechos de autor y marcas comerciales que se tengan o apliquen.

Aquí debería responder las siguientes preguntas:

  • ¿Los productos o servicios ya están en el mercado o todavía están en desarrollo?
  • En el caso de productos y servicios nuevos, ¿cuál es el plazo para lanzarlos al mercado?
  • ¿Qué es lo que hace que los productos y servicios sean diferentes? ¿Tienen alguna ventaja competitiva con respecto a otras ofertas de otras compañías? ¿Existen desventajas competitivas a superar?
  • ¿El precio es un problema? ¿Los costos operativos serán lo suficientemente bajos como para alcanzar un margen de ganancias razonable?

Piénselo de esta manera: la sección de productos y/o servicios responde la pregunta "¿Qué?" de una empresa.

Oportunidades de mercado

Un estudio de mercado es fundamental para el éxito de una empresa. Un buen plan de negocios analiza y evalúa el segmento demográfico, hábitos de compra, ciclos de compra y inclinación de los clientes a adoptar nuevos productos y servicios.

Aquí debería responder las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es su mercado? ¿Quiénes son sus clientes? Incluya descripciones geográficas, grupos demográficos objetivos y perfiles de compañía (si se operará de empresa a empresa).
  • ¿En qué parte de su mercado se enfocará? ¿En qué nicho intentará entrar? ¿Qué porcentaje de ese mercado espera penetrar?
  • ¿Cuál es el tamaño de su mercado previsto en cuanto a población y consumo?
  • ¿Por qué los clientes necesitan sus productos y servicios?
  • ¿Por qué estarán dispuestos a comprarlos?
  • ¿Cómo cotizará sus productos o servicios? ¿Se enfocará en ser un proveedor de bajo costo o en ofrecer servicios de valor agregado a un precio más elevado?
  • ¿Existe la posibilidad de ampliar el mercado? ¿Por qué?
  • ¿Cómo puede ampliar su participación en el mercado con el tiempo?

La sección de Oportunidades de mercado responde la pregunta "¿Quiénes?".

Ventas y comercialización

Ofrecer productos y servicios excelentes es maravilloso, pero los clientes deben saber que sus productos y servicios existen. Las estrategias y planes de comercialización son fundamentales para el éxito de la empresa.

Preguntas clave a responder:

  • ¿Cuál es su presupuesto para ventas y comercialización?
  • ¿Cómo determinará si las iniciativas de comercialización son exitosas? ¿Cómo se adaptará si las iniciativas de comercialización iniciales no funcionan?
  • ¿Necesitará representantes de ventas para promover sus productos?
  • ¿Cómo usará las relaciones públicas para promover su empresa?

Algunos planes de negocios incluyen ejemplos de materiales de comercialización, como descripciones del sitio web y muestras publicitarias impresas.

La sección de Ventas y comercialización responde la pregunta "¿Cómo los atraeré?".

Competencia

Esta sección está dedicada a analizar la competencia, ya sea actual o futura.

Preguntas clave a responder:

  • ¿Quiénes son los competidores actuales? ¿Cuál es su participación en el mercado? ¿Qué tan exitosos son?
  • ¿A qué mercado apuntan los competidores actuales? ¿Se enfocan en un tipo de cliente específico o apuntan al mercado masivo o un sector en particular?
  • ¿La competencia está ampliando o reduciendo sus operaciones? ¿Por qué?
  • ¿Cuál será la diferencia entre su empresa y la competencia? ¿La competencia tiene alguna desventaja de la que podría sacar provecho? ¿Qué ventajas de la competencia debería superar para tener éxito?
  • ¿Qué hará si la competencia se retira del mercado? ¿Qué hará para aprovechar la oportunidad?
  • ¿Qué hará si ingresan nuevos competidores al mercado? ¿Cómo reaccionará frente a los nuevos retos y los superará?

La sección Competencia responde la pregunta "¿Contra quién?".

Operaciones

Los clientes son necesarios. Los productos y servicios que esos clientes necesitan son necesarios. El siguiente paso es desarrollar un plan operativo para servir a esos clientes manteniendo el control sobre los costos operativos para garantizar la rentabilidad. El plan operativo debe explicar la agenda para investigación y desarrollo, procesamiento, producción, personal y administración. En resumen, el plan debe detallar cómo se manejará la empresa día a día.

Preguntas clave a responder:

  • ¿Qué instalaciones, equipos y suministros necesitará?
  • ¿Es necesario un equipo de investigación y desarrollo, ya sea para empezar o como parte integrante de las operaciones? De ser así, ¿cómo?
  • ¿Qué dotación de personal se necesitará para empezar? ¿Cuándo y cómo ampliará su personal?
  • ¿Con quiénes establecerá relaciones comerciales (vendedores, proveedores, etc.)? ¿Qué impacto tendrán esas relaciones en sus operaciones diarias?
  • ¿Cómo cambiarán sus operaciones a medida que la empresa crezca? ¿Qué medidas tomará para recortar costos si la compañía inicialmente no alcanza los resultados esperados?

La sección Operaciones responde la pregunta "¿Cómo?".

Administración

Muchos inversores y prestamistas creen que la calidad y experiencia del equipo directivo es uno de los factores más importantes para evaluar si la empresa puede tener éxito o no. Sin embargo, esta sección no es tan importante para "la gente de afuera". Un buen plan de negocios evalúa las aptitudes, experiencias y recursos que necesitará el equipo directivo. Atender esas necesidades durante la implementación es muy importante para garantizar el éxito.

Preguntas clave a responder:

  • ¿Quiénes son los directivos clave? Si no se han identificado personas específicas, describa el tipo de persona que se necesita. ¿Cuáles son sus experiencias, nivel de estudios y aptitudes?
  • ¿Sus directivos clave tienen experiencia en la industria? Si la respuesta es "no", ¿qué experiencia relevante traen a la empresa?
  • ¿De qué tareas se encargarán en cada puesto? En esta etapa puede ser útil crear un organigrama. ¿Qué autoridad se confiere y qué responsabilidad se espera en cada cargo?
  • ¿Qué escala salarial se necesitará para atraer a candidatos competentes para cada cargo? ¿Cuál es la estructura salarial de la compañía, por puesto?

La sección Administración responde la pregunta "¿Quién está a cargo?".

Financieros

A fin de cuentas, son las cifras las que cuentan la historia. Los resultados económicos indican el éxito o fracaso de cualquier empresa. Los cálculos y proyecciones financieras ayudan a los empresarios e inversores o prestamistas a evaluar objetivamente las probabilidades de que una empresa sea exitosa. Si un empresa necesita fondos externos, tener informes y análisis financieros integrales es fundamental.

La mayoría de los planes de negocios incluyen cuatro informes o proyecciones básicas:

  • Balance general: la liquidez de la compañía -lo que incluye activos, pasivos, accionistas y ganancias retenidas para financiar operaciones futuras o para usar como fondos para expansión y crecimiento- muestra la salud financiera de una empresa.
  • Declaración de ingresos: declaración de ganancias y pérdidas con ingresos y gastos proyectados, que demuestra si una empresa es o será rentable durante un período específico.
  • Declaración de flujo de caja: proyección de entradas de efectivos y pagos de gastos, que muestra cómo y cuándo el efectivo se mueve en la empresa; no se puede hacer sin efectivo ni pagos (incluyendo salarios)
  • Análisis de punto de equilibrio: proyección de los ingresos necesarios para cubrir todos los gastos fijos y variables, que muestra cuándo, bajo condiciones específicas, una empresa puede ser rentable

La sección Finanzas responde la pregunta "¿Cuáles son las cifras?".

Un último punto clave a tener en cuenta al desarrollar un plan de negocios:

Cada empresa enfrenta desafíos y tiene oportunidades. Un buen plan de negocios reconoce que los desafíos existen e identifica e intenta mostrar las maneras en que se superarán los obstáculos y dificultades. Debe reconocerse que la competencia existe y buscar maneras de superar a esa competencia. Si se tienen problemas de dinero, se deben identificar las oportunidades para asociarse o trabajar de manera independiente. Si el equipo directivo carece de ciertas aptitudes críticas, se debe identificarlas y desarrollar un plan para mejorar los puntos débiles o trabajar con asesores u otro tipo de ayuda. No hay que enfocarse en lo buena que podría ser una idea; hay que enfocarse en qué podría sabotear una gran oportunidad y cómo se pueden superar esos obstáculos.

Recursos y apoyo

En el mercado actual existen muchísimos softwares para la planificación comercial. Algunos programas cuestan menos de $100. Diseñados para ayudar a planificar, ordenar y calcular los datos financieros relacionados, estos productos también generan cuadros y gráficos de alta calidad en unos pocos pasos. También hay mucha información gratuita en internet, pero hay que elegir bien los materiales.

Agencias como la Administración de Pequeños Negocios y SCORE, the Service Corp of Retired Executives ofrecen información detallada sobre cómo desarrollar un plan de negocios sólido. Sus plantillas y herramientas con aspectos básicos son muy útiles. Para ver una variedad de plantillas de planes de negocios confiables, visite la galería de plantillas de SCORE que incluye ejemplos para nuevas empresas, compañías establecidas, finanzas, comercialización y estrategias de administración.

La SBA diseñó una herramienta para planes de negocios que lo guía en el proceso de elaboración a su propio ritmo. Las instituciones financieras a veces también ofrecen plantillas interactivas, con instrucciones detalladas a medida que diseña cada punto de su plan.

Si necesita ayuda personalizada, los Centros de Desarrollo para la Pequeña Empresa, un programa sin fines de lucro que ofrece asistencia administrativa para propietarios de negocios pequeños, tienen sucursales en todo Estados Unidos. En su sitio web puede ver una lista completa de sus oficinas.

Unas palabras sobre declaraciones de misión

La Administración de Pequeños Negocios de los EE. UU. describe una declaración de misión como una breve declaración que explica el propósito de una empresa. Además de ser muy importante para su plan de negocios, una declaración de misión es un mecanismo vital para informar a los consumidores, clientes, medios y al público en general sobre la filosofía central de la empresa y describir brevemente el propósito de su empresa, mercado y ventaja particular sobre la competencia.

La declaración de misión tiene que ser breve así que debe asegurarse de integrar la mayor información posible en unas cuantas oraciones. Le damos algunos consejos:

  • Invite al personal, amigos, familiares o colegas a hacer comentarios constructivos durante el proceso de elaboración.
  • Sea breve. Al bosquejar la declaración de misión, intente hacerlo en tres o cuatro oraciones contundentes.
  • Use terminología clara para indicar los objetivos, metas y su filosofía de servicio al cliente de manera honesta.
  • Evite exagerar y adornar la idea.
  • Incluya los valores corporativos fundamentales.
  • Intente usar un estilo profesional. Si es posible, pida ayuda a los asociados que escriben bien, y corrija, corrija y corrija.
  • Los objetivos y estructuras comerciales pueden cambiar, por eso debe actualizar su declaración de misión cada vez que sea necesario.

Por último, este breve párrafo representa la identidad y propósito de toda su empresa, así que se merece un alto perfil en su mercado. Incluya su declaración de misión en sitios web, folletos, informes anuales y todos los materiales corporativos.