Transitar la nueva normalidad

El inicio de la pandemia de coronavirus cambió drásticamente la forma y el lugar de trabajo en todo el territorio nacional.

Prácticamente de la noche a la mañana, muchos empleadores tuvieron que enviar a sus equipos de trabajo de regreso a sus hogares o establecer cronogramas de trabajo por turnos. Otros sufrieron interrupciones en sus cadenas de suministro o tuvieron que cambiar su producción para satisfacer las demandas cambiantes de los clientes. Todos han transitado este mar de cambios con poca orientación o certeza de lo que estaba por venir.

A medida que el país comienza a recuperarse luego de la distribución mundial de las vacunas, muchos empleadores aún no tienen la seguridad de lo que sucederá ni de cómo actuar según lo aprendido el año pasado. ¿Cómo determinar la forma y el momento en el que los empleados deben regresar a sus puestos de trabajo? ¿De qué manera satisfacer las diversas expectativas de los empleados luego de un año de trabajo remoto? Y, si bien la amenaza de la pandemia ya es menor, ¿están en aumento las amenazas cibernéticas?

Riesgo del sistema en comparación con la incertidumbre sistémica
Tres expertos de BOK Financial® compartieron las estrategias que usó la compañía para sobrellevar la pandemia, poniendo en la balanza la necesidad de proteger a los empleados con la necesidad de brindar servicios financieros vitales para nuestros clientes. Lo aprendido durante la pandemia ayudará a los empleadores de todo tipo a transitar mejor la nueva normalidad.

caminos a recorrer

Continuidad comercial

Crear la base para regresar al lugar de trabajo

Alinear los objetivos y prioridades de la compañía con la estrategia de respuesta.

Determinar los objetivos de su empresa a medida que crea su estrategia de respuesta. Para BOK Financial, desde el inicio de la pandemia, estos han sido sus objetivos:

  • Proteger la salud y seguridad de los empleados
  • Seguir respondiendo a las necesidades de los clientes

Usar indicadores centrados en los datos

Entender cómo interactúan los casos nuevos, la capacidad de las UTI, las pruebas, etc.

Ante el temor y la incertidumbre que genera el coronavirus, o cualquier crisis, es necesario contar con un método centrado en datos para guiar a los empleados en cuanto a la forma y el momento de regresar a sus puestos de trabajo.

  • Para tener siempre una perspectiva global de la situación, recomendamos usar diversos puntos y fuentes de datos, tanto del gobierno local como estatal, así como de proveedores respetados, como los sistemas hospitalarios.
  • Superponga los datos cuantitativos con las perspectivas de los líderes de cada área para informar las decisiones sobre cómo volver a la normalidad.
  • No sea indiferente a las preocupaciones emocionales de los empleados que regresan a su lugar de trabajo; empatice y enfatice el compromiso de su compañía con la seguridad.

Asegúrese de que las estrategias incluyan la protección adecuada

Determine si los protocolos y las protecciones reflejan los roles de los empleados.

Desarrolle planes que se basen no solo en los entornos de trabajo de los empleados sino también en el nivel de importancia de sus roles en la empresa.

  • Desarrolle protocolos especiales, ingresos y baños separados, mayor distancia física, etc. para estos grupos que tienen roles de mayor importancia.
  • Asegúrese de proveer la protección adecuada a sus empleados con roles de atención al cliente, como barreras, mayor higienización y cartelería visible.

Cree una estrategia de preparación para que los empleados regresen al lugar de trabajo

La información actual y las tasas de vacunación lo ayudarán con el cumplimiento de los derechos de los trabajadores.

La misma información en la que se basó para determinar que los empleados trabajen desde sus hogares, ahora puede guiarlo para que regresen a sus puestos de manera segura. Continúe usando los indicadores ya establecidos pero tenga en cuenta los datos sobre la vacunación: la disponibilidad, el porcentaje de la población vacunada y el porcentaje de empleados vacunados.

    Prepárese con anticipación para los operativos de emergencia

    Designe roles y responsabilidades a su equipo de respuesta ante la crisis.

    Un equipo centralizado de operaciones de emergencia puede ayudarlo a guiar a su compañía para responder ante una situación de emergencia.

    • Organice un equipo de respuesta ante la crisis para que tome las decisiones y se encargue de informarlas a toda la organización.
    • Antes de que ocurra una crisis, identifique a este grupo y cree una estrategia de respuesta ante la crisis.

    Infunda confianza y seguridad con información

    Una comunicación permanente y transparente genera una mejor comprensión por parte de los empleados.

    La confianza de los empleados en la compañía ayuda a aumentar el cumplimiento de las prácticas de cuidado de la moral.

    • La comunicación abierta y frecuente sobre los planes de su compañía, así como de la metodología y las estrategias para desarrollar esos planes, ayuda a generar confianza entre los empleados.
    • Recurra a expertos en cuestiones internas y externas para informar a los empleados sobre las causas y respuestas a la crisis.

    Brinde toda la información disponible sobre la vacuna

    Aproveche la confianza de los empleados de su organización para abordar las inquietudes.

    La vacunación es una parte importante para darle fin a la pandemia y lograr que los empleados regresen a sus lugares de trabajo.

    • Utilice videos y artículos educativos generados por expertos o su equipo de directivos para disipar todos los mitos sobre la vacuna y alentar a los empleados a colocársela.
    • Bríndele a sus empleados todos los recursos disponibles sobre el lugar y las formas de recibir la vacuna.

    Guíe el regreso al lugar de trabajo

    Reconozca todos los aspectos laborales que han cambiado durante el año pasado.

    Hable con los directivos y empleados sobre las expectativas y las ansiedades sobre el regreso a los lugares de trabajo.

    • Comunique con frecuencia los acuerdos sobre los lineamientos de seguridad, como el uso de mascarilla y los protocolos de distanciamiento social.
    • Genere turnos de trabajo teniendo en cuenta las necesidades de sus empleados para el regreso, como el cuidado de los niños y las opciones de transporte.
    • Tenga presente todo lo aprendido durante la pandemia, incluso en las condiciones mundiales generadas luego de la vacunación.

    Capital humano

    Tenga muy presente la superposición trabajo/hogar

    Trabajar desde casa ha revelado nuevas necesidades de los empleados.

    Como hay más empleados que trabajan de forma virtual, la vida familiar y laboral se han combinado y han creado nuevas situaciones de estrés.

    • Considere ampliar los beneficios para incluir la asistencia psicológica y los recursos para quienes tienen niños o adultos mayores a cargo.
    • El trabajo virtual ha desdibujado los límites entre el trabajo y el hogar; destaque la importancia de desconectarse para evitar el agotamiento.

    Familiarícese con las interacciones virtuales

    Si bien las comunicaciones a través de la pantalla se han convertido en la norma, es posible que no se sientan muy normales para algunos.

    Es probable que las interacciones virtuales continúen hasta el fin de la pandemia; por lo tanto, asegúrese de que sus empleados estén preparados para esto.

    • Desde aprendizaje a través de la pantalla hasta ventas virtuales, los empleados necesitarán capacitación para estar listos.
    • Evalúe en forma permanente las expectativas de sus empleados y clientes para asegurarse de que las interacciones, tanto virtuales como en persona, cumplan con las expectativas de los clientes.

    Fomente la capacitación entre pares para generar continuidad

    Los roles más relevantes para cada misión deben tener el respaldo adecuado.

    Por lo general, las iniciativas de continuidad comercial se centran en la sucesión de talentos; sin embargo, la pandemia nos reveló la necesidad de profundizar en los roles de la primera línea de contacto con los clientes.

    • Piense si puede seguir operando en caso de que todo un equipo de trabajo esté en cuarentena.
    • Genere de manera proactiva equipos de empleados con capacitación en diversos roles para garantizar la continuidad de las operaciones imprescindibles ante emergencias futuras.

    Redistribuya los talentos para generar más capacidades laborales

    Bríndeles a sus empleados la oportunidad de aprender nuevas habilidades.

    La exposición de los empleados a nuevos departamentos y responsabilidades permite garantizar la resiliencia de la organización y aumentar la retención de los empleados.

    • Asegúrese de que su personal sepa que puede encontrar su próximo desafío profesional sin dejar la compañía.
    • Busque oportunidades para incorporar a sus empleados a nuevos roles como parte de su proceso de desarrollo profesional.

    Tenga presente los beneficios del lugar de trabajo

    ¿Trabajo virtual desde casa o regreso a la oficina? No se precipite en decidir su método.

    Los acuerdos laborales flexibles ocupan el centro de la escena en este momento pero no descuide los beneficios de tener a sus equipos nuevamente en sus puestos de trabajo.

    • Muchos empleados se están perdiendo los beneficios de la colaboración y socialización en persona que ayudan a crear la cultura de la empresa.
    • Antes de revisar los acuerdos de trabajo, entienda las motivaciones de su cultura y cómo se constituye un entorno productivo para todos los empleados.

    Formación en nuevas habilidades

    Asegúrese de que sus empleados estén preparados para transitar la nueva normalidad.

    La pandemia ha cambiado tantas cosas en los entornos de trabajo que es necesario garantizar nuevas capacitaciones y procesos de formación para que los empleados se adapten mejor.

    • Evalúe si sus equipos necesitan capacitación en asuntos, como ventas virtuales o gestión de equipos de trabajo remotos, para garantizar la eficiencia de todos.
    • Revea cuáles son las nuevas habilidades en las que necesitan formación sus equipos de trabajo, así como las formas más efectivas de llevar adelante las capacitaciones, para garantizar que sus equipos se adapten a las necesidades y oportunidades que van surgiendo.

    Seguridad cibernética

    Evalúe las amenazas actuales

    Las amenazas cibernéticas aprovecharon el caos de la pandemia para atacar.

    La incertidumbre que ha habido durante toda la pandemia creó un entorno operativo atractivo para los ciberdelincuentes, en el que los programas de estímulo del gobierno han sido objetivos populares.

    • Antes de la pandemia, los actos delictivos en entornos cibernéticos tenían un costo anual de casi $10.5 billones, y está aumentando un 15% cada año.
    • Se calcula que los programas de ayuda por la pandemia perdieron alrededor de $100 mil millones debido a los fraudes, incluidos los cheques de estímulo y los beneficios adicionales por desempleo.

    Conozca cómo operan los piratas informáticos

    Nuestra necesidad de brindar respuestas rápidas puede favorecer a los criminales.

    Las vías de ataque más conocidas son los correos electrónicos fraudulentos de suplantación de identidad (phishing) que supuestamente provienen de compañías de gran reputación que le piden a los destinatarios compartir su información personal, como contraseñas y números de cuenta.

    • Durante la pandemia, los reclamos por fraude laboral aumentaron junto con las tasas de desempleo.
    • Los postulantes pueden ser engañados para que compartan sus números de seguro social, números cuentas bancarias e incluso dinero en efectivo para comprar presuntamente equipos a la compañía.

    Cuente con un proceso eficiente para la revisión de la gestión de proveedores

    Los ataques a las cadenas de suministro afectan cada vez más a empresas y agencias de gobierno.

    A medida que los empleadores refuerzan sus defensas, los criminales han comenzado a montar ataques indirectos con el propósito de ingresar a su red por medio de una relación con los proveedores menos protegida. Disminuya el riesgo de ataque al preguntarle lo siguiente a los proveedores:

    • ¿Tienen solvencia financiera o un balance contable sólido?
    • ¿Qué información de su compañía quedará registrada en sus sistemas?
    • ¿Han tenido filtraciones en el pasado? ¿Con qué frecuencia?

    Evalúe los mayores riesgos de la modalidad de trabajo desde la casa

    La red doméstica de cada empleado podría ser un punto de ingreso a su red.

    Trabajar desde casa es algo atractivo para muchos empleados, pero podría suponer un mayor riesgo para su red.

    • Los empleados que usan dispositivos personales en las redes de la empresa pueden introducir virus o malware a su red.
    • El riesgo de los empleados que trabajan desde sus hogares es similar al riesgo de ataques de las cadenas de suministro, ya que la red de su organización pasa a tener la misma seguridad que la red doméstica de su empleado.

    Reduzca sus riesgos de sufrir un ataque cibernético

    Los cambios en el entorno laboral aumentan la vulnerabilidad de su red.

    Las medidas que tome para reforzar la seguridad en las redes de su empresa deben reflejar los cambios en los accesos remotos, garantizar que la información confidencial esté más protegida e involucrar a todos los empleados como la primera línea contra los ataques.

    • Proteja las redes domésticas de sus empleados. En un entorno del "Internet de las cosas", fomente la creación de un "entorno para invitados" en el hogar para los dispositivos del IoT, esto generará un entorno más seguro para conectarse a la red de su compañía.
    • Proteja sus extremos. Limite el uso de dispositivos que no sean de la compañía en áreas menos confidenciales de su red y destaque la importancia de instalar parches.
    • Proteja la red de su compañía al prestar especial atención a los empleados que trabajan "desde cualquier lugar", limite el acceso remoto a la información de los clientes y restrinja la cantidad de herramientas colaborativas para asegurarse de que estén completamente protegidas.
    • Proteja a sus empleados al limitar los privilegios de administración, enséñeles las buenas prácticas de ciberseguridad y el uso de la autenticación multifactor.

    Acerca de los expertos

    Teil Blackshare

    Director de Continuidad comercial
    Más sobre Teil Blackshare
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    • Responsable de la preparación general de las condiciones de la compañía y sus líderes del Centro de Operaciones de Emergencia, que coordina y administra las respuestas ante la crisis y las actividades de recuperación ante cualquier incidente importante.

      Se graduó con el título de licenciado en Ciencias de la administración con especialidad en sistemas de computación de la Universidad del Estado de Oklahoma.

      Ha capacitado al líder del Equipo de Respuesta ante una Emergencia Comunitaria (CERT) de la FEMA y fue director de la CompassKC Experience en la ciudad de Kansas.

    Paul Tucker

    Director de Seguridad de la información
    Más sobre Paul Tucker
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    • Es director del equipo de ciberseguridad de BOK Financial y se encarga de proteger la información importante para las operaciones de la compañía, así como de garantizar la resiliencia y privacidad cibernética integral de la empresa.

      Ha sido presidente de Tulsa ISSA (Information Systems Security Association); ha dado clases de seguridad de redes en la Universidad del Estado de Oklahoma (OSU) y, en este momento, participa en diversas mesas de trabajo, como el Instituto Tecnológico de la OSU, Oklahoma Infragard, Optiv Security y Green County Habitat for Humanity.

    Kelley Weil

    Directora de Recursos humanos
    Más sobre Kelley Weil
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    • Como directora de recursos humanos de BOK Financial supervisa los procesos de reclutamiento, inclusión y diversidad, beneficios, compensación, capacitación y desarrollo, así como la participación comunitaria de 5,000 empleados en 11 estados.

      Es egresada de la licenciatura en administración de empresas y tiene un máster con honores en administración de empresas de la Universidad Tecnológica de Texas.

      Participa en la mesa directiva del Centro de día para los indigentes de Tulsa.